Prokrastination – das Aufschieben von Aufgaben bis zum letzten Moment – ist eine Herausforderung, die in fast jedem Unternehmen auftritt. Sie kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen und zu unnötigem Stress sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams führen. 

Dieser Artikel bietet praktische Lösungen und Strategien, um Prokrastination am Arbeitsplatz zu überwinden und ein produktiveres Arbeitsumfeld zu fördern.

Stehen ihre Mitarbeiter nur noch bei der Kaffeemaschine? Ist die Kaffeepause statt einem produktiven, informellen Austausch einzig eine Ausflucht vor wichtigen Aufgaben?

Doch was kann man als HR-Verantwortlicher tun, um dieser allgegenwärtigen Gewohnheit entgegenzuwirken?

Bevor wir uns den Lösungen zuwenden, ist es wichtig, die Wurzeln des Problems zu verstehen. Prokrastination ist oft ein Symptom für tiefer liegende Ursachen wie Stress, Angst vor dem Versagen oder dem Streben nach Perfektion. 

Diese Faktoren können sowohl aus aktuellen Arbeitsbelastungen als auch aus vergangenen Erfahrungen stammen. Daher ist der erste Schritt zur Bewältigung von Prokrastination das Verständnis und die Anerkennung dieser zugrunde liegenden Ursachen. 

Dr. Timothy Pychyl widmet sich in seinen Studien dem Phänomen Prokrastination. Das Aufschieben bezeichnet er als den unbewussten Versuch, sich im Moment besser zu fühlen. Wenn man alle Ursachen dafür beleuchtet, führt jede zu einem gemeinsamen Nenner: Stress. Aufschieben soll zusätzlichen Stress, der durch die anstehende Aufgabe entsteht, vermeiden.

Selbstreflexion und Akzeptanz

• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, in einem ruhigen Moment innezuhalten und sich ehrlich zu fragen, was sie vom Handeln abhält. Diese Selbstreflexion kann helfen, bewusste und unbewusste Stressfaktoren zu identifizieren. 
• Helfen Sie auch in gezielten Mitarbeiter:innengesprächen, der Stressbelastung und den Ursachen auf den Grund zu gehen.
• Unterstützen Sie dabei, Klarheit zu finden und vermitteln sie Verständnis. Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran. Zeigen Sie, dass auch Sie selbst nicht frei von Stress sind und wie Sie daran arbeiten, ihn zu bewältigen.

Visualisierung des Erfolgs

• Eine effektive Methode zur Überwindung von Prokrastination ist, sich mental in die Zukunft zu versetzen und zu überlegen, welche Schritte eine erfolgreichere Version von sich selbst jetzt unternehmen würde. Diese Version kann klare Handlungsanweisungen geben und die nötige Motivation bieten. 
• Bitten Sie ihre Mitarbeiter:innen, für sich selbst diese Vision in der Zukunft zu erstellen (diese müssen sie niemandem zeigen, können es aber, wenn es sie motiviert): Was tut diese Version, was hat sie erreicht und vor allem, wie würde sie aktuell handeln? Wichtig ist, dies zu verschriftlichen und so genau wie möglich niederzuschreiben.

Konkrete Maßnahmen ergreifen

• Der schwierigste Teil ist oft, einfach anzufangen. Stellen Sie sich vor, es gäbe einen "Aufgaben-Minimalismus" – reduzieren Sie alles auf das Wesentliche, um den Ball ins Rollen zu bringen.
• Es hilft, sowohl verschiedene Aufgaben in ihrer Priorität zu reihen als auch die Einzelschritte von Aufgaben tatsächlich in A4 Blättern vor sich aufzulegen, um den überwältigenden Berg in machbare Etappen aufzuteilen. Die Aufgaben im Außen zu sehen, gibt eine neue Perspektive und hilft, das Überlastungsgefühl zu durchbrechen.
• Der Vorsatz, eine unbequeme Aufgabe vorerst nur 5 Minuten lang zu tun, kann den Anfang erleichtern. In Extremfällen hilft es, sich nur eine Minute vorzunehmen. Oft macht man dann sowieso weiter und merkt, es ist gar nicht so schlimm, wie befürchtet.

Diese Schritte können Sie mit ihrem Team in einem Meeting spielerisch durchgehen oder als „Task oft he Day“ ausrufen.

Gamifikation/Belohnungssysteme einführen

• Das Setzen von Belohnungen für erreichte Ziele kann die Umsetzung fördern. Dies kann von kurzen Pausen bis hin zu kleinen Anreizen reichen, abhängig von den erledigten Aufgaben. Es ist wie bei einem Videospiel – für jede erledigte Aufgabe gibt es Punkte, und genügend Punkte führen zu einer Belohnung. Nur dass das Spiel hier das echte Leben ist und die Belohnungen real sind.

Förderung eines unterstützenden Arbeitsumfelds

• Ein Schlüsselelement im Kampf gegen Prokrastination ist die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das Selbstreflexion und offene Kommunikation über Arbeitsbelastungen ermutigt. HR-Verantwortliche können Workshops oder Trainingseinheiten anbieten, die Techniken vermitteln, die das Team gerade braucht. Stellen Sie sich vor, Ihr Büro wäre ein Fitnessstudio für das Gehirn – mit Übungen und Geräten (Workshops und Trainingseinheiten), die darauf ausgerichtet sind, die Muskeln der Produktivität zu stärken.
• Zudem kann die Förderung einer Kultur, in der Fehler als Lerngelegenheiten gesehen werden, dazu beitragen, die Angst vor dem Versagen zu verringern.
• Es geht hier vor allem darum, Fehler nicht einfach hinzunehmen unter dem Motto „Kann man halt nichts machen, ist blöd, aber ist passiert“. Sondern, Fehler wirklich als Lernerfahrung und Puzzleteil einer Weiterentwicklung zu werten. Dies bedeutet, sie in einer positiven Weise als wichtigen Beitrag der Team-Reise zu analysieren und zu besprechen. 

Mehr dazu können Sie auch im Blog Artikel „Wie Unternehmen der "Inneren Kündigung" entgegenwirken können“ nachlesen.

Dem Aufschieben im Team mit Zeitmanagement-Workshops entgegenzuhalten, kann nach hinten los gehen.

Dies kann noch mehr Druck erzeugen und den Mitarbeiter:innen vermitteln, sie mögen sich bitte selbst überholen und gefälligst besser organisieren.

Wie wir gelernt haben, steht ernst zu nehmender Stress hinter dem Phänomen Aufschieben. Diesen durch noch bessere Zeitoptimierung zu begegnen, verschlimmert die Situation.

Hier bitte einen Schritt zurück machen. Durchatmen. In Ruhe Klarheit und einen Überblick gewinnen, hilft weit mehr.

Die Überwindung von Prokrastination am Arbeitsplatz ist ein kontinuierlicher Prozess, der Geduld und Engagement erfordert. Durch die Förderung eines Umfeldes, das Selbstreflexion, offene Kommunikation und praktische Strategien zur Überwindung von Prokrastination ermutigt, können HR-Verantwortliche ihren Mitarbeiter:innen helfen, produktiver zu werden und gleichzeitig das allgemeine Wohlbefinden zu steigern. 

Letztendlich führt dies nicht nur zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, sondern stärkt auch das gesamte Team und fördert eine Kultur der Effizienz und des Erfolgs.